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返信に関する英語を覚えよう!4つの場面でのフレーズを紹介

 2018/03/24 日常英会話 ビジネス英語
 
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普段のメールのやりとりで、返信に関わるフレーズを多く使いますよね。

たとえば、

返信遅れてすみません。
返信待ってます。
返信ください。
返信ありがとうございます。
返信不要です。

など様々です。

ビジネスのメールに限らず、普段のショートメッセージでも、返信に関連するフレーズはよく使います。

今回は英語での返信に関わるフレーズを紹介します。

ステップ1!返信は英語でどのように表現するか確認しよう

返信を英語で表現するとき、ネイティブは次の2つの単語を使います。

reply
response

replyは名詞での「返信」の意味もありますが、メールを返信する。という動詞としても使います。

I will reply to him.
私は彼に返信します。

他にもreplyには答える、返事をする、応答するという意味もあります。

responseは、何かリクエストをした時の返事として使われるケースが多いです。

仕事で何かお願いをして、素早く応答があった際に、あの人はレスポンスが早い。と日本でも使うケースがありますね。

それでは、replyやresponseを使って、返信に関わるフレーズをみてきましょう。

ステップ2!返信遅れてすみません。

つい返信が遅れてしまったとき、日本語でもよく使うフレーズですよね。

友達にショートメールを送るときのようなカジュアルな場面と、ビジネスの場面の2つのパターンをみてみましょう。

カジュアルに「返信遅れてすみません。」

Sorry for the late reply.
Sorry for my late reply.
Sorry for replying so late.

カジュアルに謝る場合は、I am sorry〜ではなく、Sorry〜のみで大丈夫です。

上の文中で使われているlateは、「遅れている」という意味ですね。late replyで、遅い返信という意味になります。

ビジネスの場面での「返信遅れてすみません。」

I am sorry for the delay in replying your e-mail.
I apologize for the delay in replying to you.

delayは「遅れる」、apologizeは「謝罪する」という意味ですね。

ビジネスの場面ではきちんと、I am sorry〜やI apologize〜の形を使いましょう。

返信が遅れてしまったらまずは謝罪し、その後に理由を説明しましょう。

I was on holidays.
休暇でした。

 I was sick.
病気でした。

このように理由を伝えれば、相手も納得してくれるでしょう。

ステップ3!返信お待ちしています。

送ったメールに対し、返信がほしいことを柔らかく伝える表現をみてみましょう。

I am looking forward to hearing from you.
I look forward to your reply.
お返事お待ちしています。

上の例文は、replyやresponseが使われていませんが、hear from youであなたからの便りとなります。

look forward to~ で、~を楽しみにする。という意味ですね。上の例文はビジネスにも使えます。

早めに返信が欲しい場合、少し丁寧にそのことを伝えてみましょう。

I would be grateful if you could reply as soon as possible.
できるだけ早めにご返信いただけると助かります。

I would be grateful if you could〜で、もしあなたが〜してくださるとありがたいです。という丁寧に何かを依頼する意味合いになります。

as soon as possibleは、できるだけ早くという意味ですね。

返信に期限を設けたい場合の表現もみておきましょう。

Please reply by April 5th.
4月5日までにご返信お願いします。

byのあとに期限日を入れればOKです。

ステップ4!返信を催促する場合は?

返信をお願いしたにもかかわらず、返信がこない場合はどのように催促すればいいのでしょうか。

I would be grateful if you could let us have your answer concerning this matter.
この件に関して回答を頂けますと幸いです。

先ほどの、I would be grateful if you could〜で「もしあなたが〜してくださるとありがたいです。」を使っての表現です。

let us 〜は「〜させて頂く」という腰の低い丁寧なニュアンスになります。

また、concerning this matterは「この件に関して」という意味で、ビジネスシーンでの決まり文句です。

他の表現もみてみましょう。

I look forward to your response to our email sent on March 21.
3月21日にお送りしたメールのご返事を、お待ちしております。

具体的にいつのメールということを書くことで、催促できますね。

先ほどの例文でもでてきた、I look forward to〜を使うことにより、柔らかい表現ながらも催促することができます。

もう少しストレートに表現するなら、下記のようにも表現できます。

Did you get my last message sent on March 21 ?
3月21日にお送りしたメールを受信頂けましたでしょうか?

他にも、
This is just a friendly reminder that I am waiting for your reply.
お返事をお待ちしていることを、念のためご連絡いたします。

と返事を待っている=まだ返事をもらっていませんと催促する表現もあります。

reminderは、思い出させるもの。という意味で、催促を表現する単語です。

そこにfriendly「親切な」を付け加えることで、念のためのリマインドですよ。というような少し柔らかい催促をすることができています。

丁寧ながらも、もう少し強く催促したい場合はこちらの表現をしてみましょう。

I would not like to prompt you, but would you please reply to my last e-mail?
催促したくないのですが、前回のメールに返信していただけますか?

promptは「催促する」という動詞です。

相手や緊急度をみながら使う表現を選ぶようにしましょう。

また、英語でやりとりする場合、相手は別の文化や習慣の中で仕事や生活をしています。

日本人の場合、返信がないと遠回しに断られたと感じる場合もありますが、海外の場合はそうではない場合もあります。

返事が欲しいときは、欲しいと伝えるようにしましょう。

ステップ5!返信ありがとうございます。

返信への感謝を冒頭で伝える場合のフレーズをみてみましょう。

Thank you for your reply.
Thank you for the response.
返信ありがとうございます。

これらはビジネスでもよく使う表現です。
Thank youをThanksにすることも可能です。

Thank you for your quick reply.
素早い返信ありがとうございます。

quickの部分をprompt「迅速な」にしても大丈夫です。

先ほどの例文を少し丁寧に表現すると、下記になります。

I appreciate your quick response.
早速のご返信ありがとうございます。

他にも

Thank you for taking the time to reply.
返信のお時間をとっていただきありがとうございます。

I would like to thank you for your generous reply.
寛容なお返事を頂きましてありがとうございます。

など、状況や相手に合わせてフレーズを変えてもいいかもしれませんね。

ステップ6!返信不要です。

返信不要は英語で

no reply needed
no response necessary

です。

送るメールに対して、返信不要です。と伝えたい場合、文末に書くことが多いです。

英語では、No Reply Needed、No Response Necessaryの頭文字をとって、NRNと表現することが多いです。

例えば

This is just a memo to let you know about the upcoming events.
NRN.
これは今度のイベントを知らせるためのただのメモです。
返信不要です。

というように、メッセージの最後に使います。

他にも、
No Need To Reply
→NNTR(NN2R)

※NN2R は to を 2(two) に置き換えたものを使うこともあるので覚えておきましょう。

返信に関する英語を覚えよう!4つの場面でのフレーズを紹介まとめ

いかがでしたでしょうか。返信に関するフレーズは場面ごとによく使われるフレーズは決まっています。

それらのフレーズを覚えておくことで、スムーズに英語でのメッセージのやりとりができるでしょう。

ビジネスシーンでは丁寧な表現を使うことも多く、その場合は英語での表現は少し難しいかもしれません。

しかし、メールは話す時とは違い、自分のペースで調べながらメッセージを書くことができます。
ぜひ上の例文を参考にメッセージを書いてみてください!

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ライター紹介 ライター一覧

Ayano Eto

Ayano Eto

2013年に愛する故郷岐阜県→米国へ
日本ではハーフですか?と聞かれることも度々あり、
米国ではフィリピーナ?とよく聞かれる純日本人で1児のママです。

夢は大好きなゴスペルを日本中に届けること。
家事・育児の合間に夢を膨らませ中です。むふふ…