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英語のメールで挨拶、自己紹介しよう!あなたが使いそうな表現を

 2018/10/02 日常英会話 ビジネス英語
 
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英語でメールを書く場合、特にビジネスシーンでのメールには、どんなことを書けばいいのかとちょっと考えてしまいますね。

例えば日本語でも大事な取引先への連絡をする場合は、丁寧かつ簡潔に伝えられるよう注意を払って書きますよね。

今回は、初めてその相手にメールを送る場合の自己紹介に、どんな内容を書いて送ったらいいのか、またどんなフレーズや表現が使えるのかについてみていきましょう。

まずは名前から

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日本のビジネスシーンでは、メールでも電話でも、大変お世話になっております、などとかしこまった言葉で始める事が多いですが、英語にはそれに当たる決まった挨拶はありません。

では、初めてその相手にメールを送る場合、まず最初に伝えなければならない必要なことと言えば何でしょう。

初めての相手に対しては、まず自分は何者かを自己紹介するのではないでしょうか?

そして、自己紹介の最初に言うべきことは、名前ですよね。

まず一文目はMy name is〜.という文章から始めましょう。

My name is Kenta Ohashi.
私の名前はオオハシケンタです。

この名前の部分にあなたの名前を入れて、まずは相手に自分の名前を名乗りましょう。

これはメールだけではなく、電話でも実際に会って話をするときでも同じですよね。

自己紹介に盛り込む情報

その次にくる文章ですが、まずどんな内容を自己紹介に盛り込むべきか考えてみてください。

プライベートで知り合って友達になる場合とは違い、伝えなければならない情報はもちろん仕事に関することです。

仕事で海外の取引先などと連絡を取るときにまず伝えたいのは、自分がどんな会社のどんな部署の人間かということではないでしょうか。

ですから、名前の次にはあなたの会社やあなたの部署、またはあなたの役職や実際の業務について書いていきましょう。

ビジネスメールではどのようなフレーズを使う?

まず〜会社で働いていますと言うときには、I work at〜.というフレーズが使えます。

例えば、あなたがA株式会社で働いている場合は以下のような例文になります。

I work at A Corporation.
私はA株式会社で働いています。

そしてあなたの所属する部署については、
I work in the〜department.
という表現で伝えられます。

例えばあなたがマーケティング部で働いているのであれば、
I work in the marketing department.
となりますね。

人事部であればこのmarketing departmentの部分をhuman resources departmentに変えればいいですし、営業部ならここをsales departmentと変えればいいですね。

そしてもう一つここで紹介したいフレーズは、
I’m in charge of〜.
という表現方法です。

これは~を担当しているという、実際にあなたの仕事上の立場や業務内容を伝える表現になります。

経理担当の場合の例文は以下のようになります。

I’m in charge of accounting.
私は経理を担当しています。

これも部署と同じように、あなたの担当している業務をaccountingの部分に入れて表現することができます。

どれもシンプルで使いやすい表現ですので、ぜひ使ってみてください。

メールに盛り込みたい内容をまずは書き出そう!

このように自分の名前や会社名、業務の内容を自己紹介で最初に伝えておけば、そこから仕事の用件に入りやすくなりますよね。

メールの自己紹介に何を書けばいいかは仕事の用件によって変わってくるでしょうが、まずは自分で伝えたい情報を考えることから始めてみてください。

それから、それらの情報を英語の表現で考えてみましょう。

その表現の中からメールで使えそうなものを文章に組み込んでいくと、効率的に英文メールが書けますね。

まずは自己紹介のフレーズ、My name is〜.I work at〜.から始めて、自分が伝えたい内容を書き出してみましょう。

自然な英文メールを書くために

ところで、自己紹介の後にすぐ、~の発注をお願い致しますなどと仕事の内容になってしまうと、何だか冷たい印象にも聞こえてしまいそうですね。

そこで、例えばこんな表現をはさんでみてはどうでしょうか?

We met last week.
先週お会いしましたよね。

I hope you remember me.
覚えてくれていたら嬉しいです。

自己紹介からビジネスの用件に入る前のワンクッションとして使えますね。

もし相手と以前にこのように接点があれば、短い表現でメールに入れてみるのもいいですね。

また用件の後には、日本語ならよろしくお願いしますのような決まり文句が来ることが多いですが、英語の場合は、例えば以下のようなフレーズがよく使われます。

I look forward to working with you soon.
近々、一緒にお仕事ができるのを楽しみにしております。

I look forward to meeting you again.
またお会いするのを楽しみにしております。

I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしております。

look forward to〜〜を楽しみにしているという意味の慣用句ですね。

toの後には動名詞(動詞の原形+ ing)/名詞/代名詞が置かれるルールなので、これらの例文では動詞が動詞の原形+ingの形で使われています。

toの後には動名詞の代わりに、例えば次の例文のように名詞を使ってもいいですね。

I look forward to your reply.
お返事お待ちしております。

be looking forward to〜も同じ〜を楽しみにしているという意味ですが、look forward to〜の方がよりフォーマルな響きがするのに対し、looking forward to〜の方がよりカジュアルに聞こえる表現です。

ビジネスメールでも使われていますが、親しい友達との間でも使われます。

このように要件を伝える前と後に簡単なフレーズで文章の流れを作ると自然な英語のメールになりますよ。

まとめ

メールでの自己紹介をマスターすれば仕事内容なども伝えられるようになり、英語メールの内容が充実しますね。

まずは名前を名乗ることを忘れずに。

そして、次にビジネス上で伝えなければならないあなたの会社、所属、担当などの情報を続けて書いていきましょう。

何を自己紹介に盛り込むかは、最初に書き出しておくといいですね。

メールの文章のつなぎとなるフレーズもいくつか織りまぜながら、自然な英文メールを書くことにぜひ挑戦してみてください。

動画でおさらい

英語のメールで挨拶、自己紹介しよう!あなたが使いそうな表現をを、もう一度、動画でおさらいしてみましょう。

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ライター紹介 ライター一覧

hiropoooooon

hiropoooooon

栃木生まれ、栃木育ち、埼玉在住。
2人の子供をこよなく愛する。

英語はいまだに得意とは言えないものの、
英語に関係する仕事を始めて10年目の中間管理職。