意外と悩む「担当者」の英語表現|ビジネスメールや電話で使える単語・フレーズ集

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会社で英語を使う機会が増えている人は多いのではないでしょうか?ちょっとしたメールなどでのやりとりあっても、英語での連絡は緊張するもの。
そんな日常的なビジネスのシーンで、営業担当や物流担当という表現、英語でできますか?

そのほかにも、さまざまな担当者に連絡を取る必要があるシーンは、日常生活の中に意外とたくさんありますね。
例えば、商品を買ったけど故障してしまった場合。顧客対応の担当者、別名カスタマーサービスに問い合わせをする必要があります。

今回は、そんな日常からビジネスシーンまで、あらゆる場面で使える担当者の英語表現を紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね!

「担当者」の意味を持つ英語7表現

person in charge(of~)


person in chargeは一般的にも使われている表現。省略してPICと表記されることも。in charge責任者や、ある程度権限を持った人を指す際に使われる表現です。

staff / person / personnel




staff、staff、personnelは職員や従業員といったニュアンス。あまり権限のない担当者を指す際に使います。

representative


ビジネスシーンで責任者という意味でよく使われています。ある程度権限のある人に対して使われ、省略してRep.と表記されることも。

leader


プロジェクトのチーム責任者をproject leader、製造業などのライン作業の責任者をline leadと言うように、責任者の意味で使われます。日本語でもリーダーという言葉が同じ意味で使われるので、馴染みやすい表現ですね。

officer


主に警察官、役人、役員などに使われます。また広報担当者としてPR officerという役職名が使われることも。

電話対応で使うフレーズ

では実際に担当者と連絡を取るシーンを想定しながら、担当者の表現の仕方を確認しましょう。担当者の名前がすでに分かっている場合は、以下のように名指しでOK。

スミスさんをお願いできますか?
May I speak to Mr. Smith?

担当者の名前が分からない場合には、代表的なperson in chargeを使って、担当の人へ繋いでもらいましょう。

代表の方に繋いでいただけますか?
責任者の方と話したいのですが。
May I speak to a person in charge?

担当者を尋ねる表現

また、担当者の名前がわからなくとも、特定の職種の人と話したい場合は下記のような言い方もできます。

営業担当の方と話がしたいのですが。
I’d like to speak to the person who is in charge of Sales representatives.

人事担当の方と話がしたいのですが。
I would like to speak to the person in charge of Human Resources.

Human Resourcesを略してHRと表現することもあります。

担当と話したい、ということを伝えたものの、担当者が不在の場合は、こんな風に聞いてみても良いですね。

この件を担当されている方のお名前をいただけますか?
May I have the name of the person in charge of this case?

担当者がどなたか教えて頂けると嬉しいのですが?
I would appreciate if you could let me know who is in charge.

不満がある時の表現

また、少し不満があるときには、ネイティブスピーカーは下記のような表現を使います。不満がある時以外には使用しないようにしましょう。

責任者の方とお話ししたいのですが。
Can I speak to someone in charge?

あなたの責任者とお話したいのですが。
Can I speak to your manager?

ビジネスでも役立つその他の英会話フレーズはこちらの記事がおすすめ。

メールで使う担当者の表現

海外との取引で英文メールを使う必要がある場合、担当者の名前が分からないと宛名に困りますよね。営業の人に、と思っても、企業ごとに部署名や役職名が異なるので、正しい呼称が分からないことも多いはず。しかし、外資系会社にメールを送る場合、役職名をきちんと書くことが大事です。

困ったときは、まずは相手企業のウェブサイトの会社概要や企業情報ページを確認してみましょう。部署名や役職名が記載されていることがありますよ!細部までよく確認してみてくださいね。

それでもメールを書きたい相手の宛名がわからない場合は、ごく一般的な呼び方を使うこともできます。例えば、メールがとある職種に応募するためのもので、履歴書も添付されているような場合、メールは採用担当者に当てたものですよね。この場合は、

採用担当者様
Dear Hiring Manager,

と記載すればOKです。

他の例も確認してみましょう。これらはあくまで宛名なので、最初にDear、最後に,(カンマ)を記載することをお忘れなく!

広報担当様
Dear PR Officer,

Dear PR Representative,

PR:広報、Public Relationsの略

営業担当様
Dear Sales Representative,

経理担当様
Dear Accounting Representative,

実務担当様
Dear Personnel Engaged in Practical Operations,

購買担当様
Dear Purchasing Representative,

人事担当様
Dear HR Representative,

HR:人事、Human Resourcesの略。

顧客担当様
Dear Customer Representative,

開発担当様
Dear Development Staff,

システム担当者
Dear System Staff,

部署名宛て

総務部御中
Dear General Affairs Department,

Dear Administration Division,

経理部御中
Dear Accounting Department,

開発部御中
Dear Development Department,

人事部御中
Dear HR Department,

購買部御中
Dear Purchasing Department,

広報部御中
Dear PR Department,

関係各位
Dear All,

チームメンバー各位
Dear Team Members,

読者のみなさんへ
Dear Readers,

ご担当者様/関係各位を使う際の注意点

よく担当者が分からない場合には、
To whom it may concern,

Dear Sir or Madam,

を使うこともありますが、これらの表現を安易に使うと返信がなかなか来ないという可能性もあります。なぜなら、メールを受け取った方からすれば、宛先が自分だとハッキリしないメールを確認する優先順位は下がってしまいがちだからです。

しかしどうしても担当者が分からない場合には、日本語のご担当者様や関係各位にあたるこれらの表現を使うことができます。

ビジネスメールの書き方についてはこちらの記事をチェック!

担当者が変更する場合

異動や転職など担当者が変わる場合がありますよね。そんな時は以下のような件名を付け連絡をしましょう。

担当者変更のお知らせ。
Notification of Change of Person in Charge.

組織の単位

ここまでに見てきたように、英語での組織単位はさまざま。いくつか異なる言い方があり、会社によって使っているものも異なりますが、組織単位の表現を押さえておくことでどれくらいの規模の組織かわかるようになります。


bureau


department


division


section


office

チーム・グループ
team

group


unit

まとめ

担当者と一言で言っても企業ごとに表現が異なるもの。
基本的には相手企業のサイトなどで部署名や役職を確認し、それでもよく分からなかった場合には、今回紹介した表現を活用してみてくださいね。

HRPRといった英語独特の略称は、口頭でも略式で使われる事が多いですので、外資系に就職希望のあなたは参考情報としてぜひ覚えておいてくださいね!

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