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発注を英語で?メールで使える単語・定型フレーズ集

 2018/04/15 ビジネス英語
 
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ビジネスの場面では、何かを発注する機会があると思います。発注の際にはメールでのやり取りをすることが多いですよね。

英語で発注をする際にはどのように表現すればいいのでしょうか。発注の際に使う単語やフレーズはだいたい決まっています。

今回紹介する単語やフレーズを覚えておけば、実際に英語で発注する場面でとても役に立ちます。ぜひ参考にしてみてください!

発注に関する基本的な単語

まずは発注する際に使う基本的な英単語をみておきましょう。

発注書のことを英語では、下記のように表現します。

purchase order(略してPO)

他にも、order sheetorder formを使う場合があるので覚えておきましょう。

その他、発注の場面でよく使う単語も紹介します。

注文番号
order number

単価
unit price

定価
list price

見積書
quotation

パンフレット
brochure

小売価格
retail price

卸売価格
wholesale price

発注する際のメールの件名はどうする?

ビジネスの場面においてメールの件名は、簡潔かつ明確にすべきですよね。

メールを受け取った側は、メールの件名で仕事の優先順位を決めることが多いので、件名だけで何に関する用件なのか分かるようにしなければなりません。

例えば、発注書に番号が振られている場合は、Purchase Order No.5612(発注書番号5612)のように番号を明記しておけば、どの発注書に関するものか明確です。

purchase order(発注書)の略語の「PO」を使って件名を書く場合もあります。

Order for PO #155
発注書番号155番の件

他にも、

Order for Digital Cameras
デジタルカメラ注文の件

など、注文という意味のOrderを使い、そのあとに何の注文かを明記するようにするとわかりやすいでしょう。

ちなみに、英語でメールの件名を書く際は、接続詞や冠詞、前置詞以外の単語は、頭の文字を全て大文字にするというルールがあります。

「発注お願いします」を英語で言うと?

それでは、メール本文で発注を依頼する際の言い回しについてみていきましょう。

We would like to order your products as follows.
We would like to order as follows.
以下の商品の発注をお願いします。

どちらも「以下の商品の発注をお願いします。」という意味を表します。

このように、注文したい場合は、○○したいという意味のwould like toを使って表現しましょう。

発注の際には商品番号や商品名、単価などたくさんの情報を相手に伝える必要があるので、as followsとして、下に詳細を書いた方がわかりやすいです。

ただし、発注したい商品が1種類の場合は下記のように文中に、発注したい商品がどれで数量はいくつかという情報を入れてもいいでしょう。

We would like to order 150 pens listed on page 75 of your catalog.
カタログ75ページに掲載されているペンを150本発注お願いします。

また、ここで注意が必要なのは、主語はIではなくWeを使っているという点です。

I would like to order〜としてしまうと、個人的に判断している印象があるので、あなたが組織に属している場合、発注に関するメールを送る場合は、IではなくWeを使うことが一般的です。

発注にいたった理由を書いておくと印象アップ

ビジネスの場面でのメールでは、いきなり「発注をお願いします。」と書き出すのではなく、発注するに至った理由も明記する場合が多いですよね。

例えば、見積書を先にもらっていて、検討したのちに発注を決めた場合のフレーズをみてみましょう。

Thank you for your quotation dated 30 March for digital cameras .
デジタルカメラに対する3月30日付のお見積りをいただきまして、ありがとうございました。

After considering your quotation, we would like to order your products as follows.
見積書を検討した結果、以下の商品を発注させていただきます。

このように

・見積書へのお礼
・検討した結果発注することになった

という経緯を書くと、読み手への印象がよくなります。

発注内容の詳細は簡潔に!

前述の発注する際のフレーズ

We would like to order your products as follows.
以下の商品の発注をお願いします。

と言った場合、「以下の商品を発注」と伝えているので、そのあとに何を、いくつ発注するのかを明記する必要がありますね。

その際は、

Order Number:No. 5
Quantity:10
Unit Price:US $120

注文番号:5番
数量:10個
単価:120USドル

など、注文したい商品の番号や数量などわかりやすく明記しましょう。

複数の商品がある場合は下記のように書くとわかりやすいです。

We would like to order your products as follows;
(Item Order number Quantity Price per unit Total)

以下の商品の注文をお願いいたします。
(注文番号、商品、数量、単価、合計)

No. 5 Digital Camera 50 US $ 200 US $10,000
No. 7 Blue-ray Disc 150 US $ 10 US $1,500

5番 Digital Camera 50個 200USドル 10,000USドル
7番 Blue-ray Disc 150個 10USドル 1,500USドル

その他の発注の際に使う英語表現

これまで紹介した表現以外でも、発注の内容によって必要な情報は様々です。そこで、これまで紹介した以外の2つの場面で使えるフレーズを紹介します。

添付ファイルを送る際のフレーズ

会社によっては、発注書や請求書をメールに添付する場面も多いですよね。その際は、メール本文に「○○を添付します」と明記するのが一般的です。

Please find our attached Purchase Order.
発注書を添付しましたのでご確認ください。

Attached is our purchase order sheet.
発注書を添付いたします。

Attached is our order sheet in PDF format.
PDF形式の発注書を添付いたします。

これらはよく見かける定型文で、アレンジはあまり必要ありません。このまま使えるように覚えておきましょう!

納期に関する英語表現

何かを発注した際には、納期について連絡することがよくありますよね。

We would remind you that the products must be delivered before April 5th.
4月5日までに納品して頂くようお願いします。

Please let me know the delivery date.
納期をお知らせください。

納期は事前にしっかりと確認しておきましょう。

発注に関する英語表現!ビジネスメールでよく使うフレーズを紹介まとめ


いかがでしたでしょうか。

発注についての英語のフレーズは、発注に関する単語や、定型フレーズを覚えておけばほとんどのメールを作成することができますし、相手のメール内容も理解できます。

発注する場面ではミスすると大変なので、今回紹介したフレーズを理解しておき、数量や商品番号などをしっかり確認し、正確に発注できるようにしましょう!

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さくら

さくら

カメラ片手に放浪癖あり。
ここ数年の生息地は、もっぱら東南アジア。

No wine No life!
仲間がいれば大丈夫!

危機感ゼロな独身女子。
をふるまいつつも、
実は孤独死を避けるため日々奮闘、模索中。

話したい、伝えたい、わかりたい!
そんな気持ちにお応えできれば幸甚です。