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英語で良いニュース・悪いニュースを伝えるメールの3パターン

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ビジネスシーンでは、良い知らせ、悪い知らせのどちらも相手に伝えなければいけない場面がありますよね。

良い知らせならばまだしも、悪い知らせはなかなか筆が進みにくいもの。

今回は、メールで良い知らせと悪い知らせをどうやって伝えればいいかということについて紹介します。

ポイントとなるのは、We are happy、pleased、sorryの3つのフレーズです。

では、それぞれの英語表現について見ていきましょう。

メールで知らせる場合の基本形「inform you that」

ビジネスメールでは、できるだけ簡潔でありながら、失礼のないように要点を伝えなければいけないですよね。

日本語メールの書き出しで使う、いつもお世話になっております。といったニュアンスのフレーズを英文メールでは入れないため、導入部分に「お知らせします」と入れてあげるとクッションになります。

良い・悪いニュースではない場合の基本形は、We would like to inform you that 〜.

もしくは、This is to inform you that~で、〜をお知らせしますと表現できます。

inform you thatの前を少々変えることで、丁寧さやカジュアル感を出すことができます。

また、youの後に名詞が入る場合は、thatをof もしくは、aboutに変えて使います。

良い知らせを伝える時

上記の基本形を踏まえた上で、inform you thatの前を変えることで、お知らせする内容が、良い・悪いかを表現することができます。

まず良い知らせの場合、happypleasedを使います。

どちらも「うれしい」というニュアンスです。

We are happyもWe are pleasedもどちらも「私たちはうれしいです」という意味です。

何がうれしいかと言うと、to inform you(あなたに~を伝えられるのがうれしいです)と続きます。

この出だしであればこれは、good newsを伝えたい時ですね。

良い知らせを相手に伝える時は、We are happy to inform you that~とかWe are pleased to inform you that~という表現ができますね。

そして、このthatの後にその良い知らせの詳細を書きましょう。

<例文>
We are happy to inform you that we have conclude a contract.
契約書の締結されたことをお知らせできうれしく思います

We are happy to inform you that we received your payment.
あなたからのお支払いを受け取りましたことをお知らせいたします

We are pleased to inform you that we are done with installing a new program.
新しいプログラムのインストールが完了したことをお知らせできることをうれしく思います。

We are pleased to inform you that we will accept your offer.
私たちはあなたのご提案内容について、喜んで受諾いたします

相手に伝える時のポイントはこちらの記事も参考になります

悪い知らせを伝える時

そして悪い知らせを、どうしても伝えなければいけないという場合の英語表現です。

We are sorry to inform you that~となります。

Sorryというと、「ごめんなさい」という謝罪の言葉のイメージですが、謝罪のほかにも「大変残念です」「心を痛めています」という意味もあります。

I feel sorry for him(彼を気の毒に思います)という表現や、I’m sorry to hear it.(大変お気の毒な話です)といった言い回しでも使われます。

ここでは、We are sorry to inform you thatで、「ほんとにこれを伝えるのが大変申し訳ないと思うのですが、こういう事をあなたに伝えなければなりません」というニュアンスになります。

<例文>
We are sorry to inform you that your proposal has not been successful.
残念なお知らせですが、あなたの提案は受理されませんでした

We are sorry to inform you that we have to cancel the meeting scheduled for the end of this month.
今月末に予定しておりました会議を中止しなければいけないことを申し訳なく思っています。

We are sorry to inform you that the item you ordered had been discontinued.
これをお伝えするのは大変申し訳ないのですがあなたが注文したアイテムはもう売られていません

そのほかにも、悪い知らせの際に使われる定型フレーズがありますのでいくつか紹介します。

We regret to inform you that~
「残念ですが」といったニュアンスでよく使われるフレーズです。

I have to inform you that~
have toを使うことで、あまり良くない知らせのニュアンスを出すことができます。

There’s no easy way to say~
悪い話が続くニュアンスを出せるフレーズです。

謝る時に使える英語はこちら

そのほかによく使われる英文メールの定型フレーズ

せっかくですので、前文によく使われるそのほかの定型フレーズを紹介しましょう。

I’m writing this e-mail to inform you of ~
~をお知らせするために、このメールを書いています

This is to let you know ~
~をお知らせいたします

I am writing with regard to ~
~に関して書いています

This e-mail is to confirm 〜
このメールは~を確認するものです

The purpose of this e-mail is to ask some questions about~
~についていくつか質問したくメールさせていただきました

英語で良いニュース・悪いニュースを伝えるメールの3パターンまとめ

今回は、主にビジネスシーンでのEメールのやりとりで、相手に「良い知らせ」と「悪い知らせ」を中心に伝える表現についてお伝えしました。

ビジネスメールというと、敷居が高く難しく感じるかもしれませんが、

今回紹介した3つのフレーズのように、ある程度書き方の「型」が決まっていますので、型さえ覚えてしまえば応用できることがほとんどです。

どんどん使って身につけてください!

動画でおさらい

「英語で良いニュース・悪いニュースを伝えるメールの3パターン」を、もう一度、動画でおさらいしてみましょう。

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ライター紹介 ライター一覧

hiropoooooon

hiropoooooon

栃木生まれ、栃木育ち、埼玉在住。
2人の子供をこよなく愛する。

英語はいまだに得意とは言えないものの、
英語に関係する仕事を始めて10年目の中間管理職。