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決まり文句の電話対応!ビジネス英語これを覚えれば一安心

 2019/03/04 ビジネス英語
 
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海外にも部署がある会社に勤めている場合や、取引先に海外の会社がある場合、電話対応を英語で行う機会もあるかもしれません。

カジュアルな日常会話がある程度こなせるようになっても、ビジネスシーンでの電話対応で英語を使うのは緊張してしまいますよね。

しかし心配はいりません。

電話対応で必要な英文にはいくつかのパターンがあり、それらを頭に入れてしまうだけで、ある程度の電話対応はできるようになります。

今回は、英語の電話対応でよく使う8つのセンテンスを紹介します。

自信を持って英語での電話対応をできるよう、これから紹介する表現をしっかり覚えてみてください!

英語の電話対応で覚えておきたい8つのセンテンス

英語での電話対応に苦手意識を持っている方は多いと思います。

しかし、日本語でも電話対応でよく使うフレーズは決まっているように、英語の電話対応でも、よく使うフレーズは決まっています。

まずは、英語での電話対応でよく使う8つのセンテンスを紹介します。

  1. 〇〇〇.(会社の名前)This is △△△(自分の名前) speaking.
  2. How may I help you?
  3. Whom would you like to speak to?
  4. May I ask who is calling?
  5. Sorry, I didn’t catch your name.
  6. Would you spell your name for me?
  7. I’ll connect you to 〇〇〇.(転送先の人の名前)
  8. Just a moment please.

以上の8つの表現を覚えておくだけで、英語の電話対応を結構こなせるようになります。

全ての表現を頭に入れて、英語での電話対応に対する苦手意識を克服していきましょう。

早速以下で詳しく紹介します。

まずは会社名と名前を言いましょう

会社で電話を受けたとき、基本的には日本語でも英語でも同じフローで対応します。

電話に出たときにまず言うことは、会社名と自分の名前ですよね。

英語で言うと、

〇〇〇(会社名). This is △△△(自分の名前) speaking.

となります。

日本語でいう、

お電話ありがとうございます。〇〇〇(会社名)、△△△(自分の名前)です。

と同じ意味になります。

自分の会社名を英語で何というか調べておくといいでしょう。

会社名と名前を伝えた後には、続けて、

How may I help you?

という英文をよく使います。

このフレーズは、(私)はどのように(あなたを)助けることができますか?

つまり、ご用件は何ですか?という意味になります。

〇〇〇(会社名). This is △△△(自分の名前) speaking.
How may I help you?

これらは、セットで覚えておくといいでしょう。

ビジネスシーンの電話対応でよく使う質問

相手がどのような要件で電話をかけてきたのかを把握した後、いくつか確認のために質問をすることもあると思います。

よく使う質問は事前に覚えておくと安心です。

誰と話したいのかを確認するとき

Whom would you like to speak to?
誰とお話したいですか?

担当を確認するときによく使うフレーズです。

相手の名前を聞きたいとき

May I ask who is calling?

単に名前を聞きたいのであれば、

Who is calling?

と聞けばいいのですが、ビジネスシーンではもう少し丁寧な表現を使うことをおすすめします。

Who is calling?と聞くよりも、May I ask who is calling?というように、May I ask~?(お尋ねしてもよろしいですか?)をつけるとより丁寧な印象になります。

May I ask~?を使った表現は、ビジネスの電話では頻繁に使われるので、他の表現も勉強しておくと便利です。

もう一度名前を聞きたいとき

May I ask who is calling?と相手の名前を聞いても、外国人の名前は馴染みがない名前だと、一度で聞き取ることが難しいものです。

そんな時は落ち着いて、

Sorry, I didn’t catch your name.
申し訳ありません。名前を聞き取ることができませんでした。

と言い、もう一度名前を言ってもらいましょう。

もう一度言ってもらっても聞き取れないとき、また名前のスペルがわからないこともあるかもしれません。

そんなときは一文字ずつ名前のスペルを確認します。

聞き方は、

Would you spell your name for me?
あなたの名前のスペルを教えていただけますか?

がベターです。

電話を他の人につなぐときに使うフレーズ

要件と、相手の名前などの情報が分かったら、担当に電話をつなぎます。

その場合は、

I’ll connect you to 〇〇〇(転送先の人の名前).

と言い、転送しましょう。

転送前には一言、

Just a moment please.
少々お待ちください。

と添えることも忘れずに。

Just a moment please.というフレーズは頻繁に使います。

電話を転送する場面以外でも、自分だけでは返答できない質問をされた場合も使うので必ず覚えておきましょう。

ここで大事なのは「Please」をつけ忘れないことです。

Just a moment.だけでも意図は伝わります。

しかし、これではカジュアルなニュアンスになるので、pleaseまでをセットで言いましょう。

自分なりのマニュアルを作れば安心

英語での電話対応にどうしても不安があるのであれば、自分なりのマニュアルを作ってしまうことをおすすめします。

英語での電話対応でよく使う表現は、今回紹介した8つの表現です。

あとはそれぞれの表現をどのようなケースで用いるのかや、使う順番などを一度まとめておくと便利です。

まとめたマニュアルをもとに何度か実際の対応をしていけば、難なく最後の転送までこなせるようになるでしょう。

担当者が不在のとき・折り返し電話する時を伝えるとき

ここまで8つのよく使う表現を紹介してきましたが、追加で覚えておくと便利なフレーズを紹介します。

電話応対の場面でよくあるのが、担当者不在の場合。

日本語で電話対応をする場合も、担当者不在の場合は、戻り次第折り返しの電話をする旨を伝えることがよくありますよね。

そのようなシーンでは、次のようなフレーズが使えます。

〇〇〇 is out of office now.
Can I take a message?
〇〇〇は外出中です。
メッセージを承りましょうか?

I’m afraid he/she’s in a meeting until 11AM.
Shall I have him/her call you back?
あいにく彼(彼女)は11時まで会議に入っています。
後ほど折り返しお電話させましょうか?

I’m afraid〜.(申し訳ありませんが)というニュアンスを伝えてから、担当者が不在の理由を伝えると丁寧です。

折り返しの電話をする旨を伝えるときは、

Shall I have him/her call you back?

の他にも、

Would you like him/her to call you back later?

という表現ができます。

まとめ

英語での電話対応は難しいものです。

中には仕事中に、出た電話が英語だった場合、慌てて電話と切ってしまう人もいるそうです。

しかし、そんな人でも今回ご紹介した表現を覚えておけば心配はいりません。

次に英語の電話を受け取ったら、くれぐれも切ってしまわないようにしっかりと覚えておきましょう。

動画でおさらい

決まり文句の電話対応!ビジネス英語これを覚えれば一安心を、もう一度、動画でおさらいしてみましょう。

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ライター紹介 ライター一覧

hiropoooooon

hiropoooooon

栃木生まれ、栃木育ち、埼玉在住。
2人の子供をこよなく愛する。

英語に関係する仕事を始めて14年目。
累計20万人の英語学習者の悩みに答えてきた英会話エキスパート。