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決まり文句の電話対応!ビジネス英語これを覚えれば一安心

 2017/01/11 ビジネス英語
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英語を使う職場であれば、電話対応を英語で行うこともあるはずです。

カジュアルな日常会話がある程度こなせるようになっても、ビジネスシーンでの電話対応で英語を使うのは多少緊張してしまうかもしれませんね。

でも、心配はいりません。

電話対応で必要な英文はいくつかのパターンがあり、それらを頭に入れてしまうだけである程度の電話対応はこなせるようになるのです。

今回はビジネスの電話対応で必要な英文のパターンやマナーについてお話しします。

英語での電話対応を、自信を持ってこなせるようになりましょう!

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まず会社名と名前を言いましょう

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会社の電話対応係として電話に出た場合、基本的には日本語でも英語でも同じフローで対応します。

日本語の場合でも会社の代表として電話に出た場合は、まず会社名を述べるはずです。

その後に、電話口で喋っている人間、つまり自分の名前を言うことになります。

ここまでのフローを英語で言うと、「○○○(会社名). This is △△△(自分の名前) speaking.」となります。

「This is △△△(自分の名前) speaking.」を直訳すると「こちらで話しているのは△△△です。」といって意味になり、電話口で話している自分の名前を述べるときに使う表現です。

すなわち、上の例文は日本語の電話対応でまず述べるべき「お電話ありがとうございます。○○○(会社名)、△△△(自分の名前)です。」と同じ意味になります。

電話の最初で言うべき英文はたったこれだけです。

会社名を英語で何というか調べておくといいでしょう。
その他にもある、ビジネスシーンで使える英語はこちら
⇒ビジネスで使える!英語で「今後はお気をつけください」の丁寧な表現

MAYを使って丁寧に♪

電話の要件や相手の名前などを、こちらから相手に尋ねることがあります。

これらを簡単な疑問文にしてしまうと、ビジネスシーンでは多少ぶしつけな印象になってしまいかねません。

こういった場合は助動詞、「May」を使うと印象が柔らかくなります

例えば「How may I help you?」という英文は英語の電話対応で非常によく使われます。

直訳すると「(私)はどのように(あなたを)助けることができますか?」となりますが、つまり「ご用件は何ですか?」といった意味になります。

「○○○(会社名). This is △△△(自分の名前) speaking.」の後にすかさず言うことになりますので、セットで覚えておくといいでしょう。

電話口の相手の名前を聞かなければいけないことも、ビジネスシーンの電話ではよくあります。

単に名前を聞きたいのであれば「Who is calling?」と聞けばいいのですが、やはりビジネスの電話ではビジネスらしい丁寧さを意識しなくてはいけません。

単に「Who is calling?」と聞くよりも「May I ask who is calling?」というように「May I ask ~?(お尋ねしてもよろしいですか?)」をつけるとより丁寧な印象になりますので覚えておくといいでしょう。

「May I ask ~?」を使った表現はビジネスの電話では頻繁に使われるので、他の表現も勉強しておくと便利です。
ビジネスシーンで使用できるその他の英語表現はこちら
⇒「月給200万です」を英語で?ビジネスの場で役立つ英会話

PLEASEを言い忘れない

日本語で言う「少々お待ちください」にあたる「Just moment please.」も頻繁に使うべきシーンが出てきます。

自分だけでは返答できない質問をされた場合や、転送をするケースに備えてとっさに言えるようにしておきましょう。

ここで大事なのは「Please」をつけ忘れないことです。

単に「Just moment」だけでも意図は伝わります。

しかしこれでは「ちょっと待って」というようなカジュアルなニュアンスになり、ビジネスシーンにおいては十分に丁寧とは言えません。

「Just moment please」と最後の「please」までをセットで言えるようにしてください。

決まったフレーズはこれだけ!

  • This is △△△(自分の名前) speaking.
  • How may I help you?
  • May I ask who is calling?
  • Just moment please.

ここまでは、上記のような表現をご紹介してきました。以下からは、それ以外にもいくつ覚えておいていただきたい表現についてご紹介していきましょう。

まずは「Whom would you like to speak to?」です。

こちら「誰とお話ししたいですか?」という意味となり、相手が話したい相手を聞くときに使う表現です。

「How may I help you?」と同様に、電話のはじめのほうで聞くことになるでしょう。

続いては「Sorry, I didn’t catch your name.」。

「May I ask who is calling?」と相手の名前を聞いても、外国人の英語の名前は一度での聞き取りが難しいものです。

そんな時は落ち着いて「申し訳ありません。名前を聞き取ることができませんでした。」を意味する「Sorry, I didn’t catch your name.」と言い、もう一度名前を言ってもらいましょう。

もう一度言ってもらっても聞き取れないケースがあるかもしれません。

そんなときは一文字ずつ名前のスペルを言ってもらうという手もあります。

聞き方は「Would you spell your name for me?」がベターでしょう。

日本語でいうなら「あなたの名前のスペルを教えていただけますか?」といった表現です。

「Whom would you like to speak to?」で話をしたい人間を聞き出したなら、「I’ll connect you to ○○○(転送先の人の名前)」と言い、転送するといいでしょう。

転送前には一言、「Just moment please.」と添えることも忘れずに。

8つの表現を覚えて苦手意識を克服!

ここまででご紹介した表現をまとめてみましょう。

  • This is △△△(自分の名前) speaking.
  • How may I help you?
  • May I ask who is calling?
  • Just moment please.
  • Whom would you like to speak to?
  • Sorry, I didn’t catch your name.
  • Would you spell your name for me?
  • I’ll connect you to ○○○(転送先の人の名前)

以上8つの表現で英語の電話対応はほぼほぼこなせるようになります。

これまで苦手意識を持っていた方も、たった8つの表現であれば難なく覚えられるはずです。

全ての表現を頭に入れて、英語での電話対応に対する苦手意識を克服してしまいましょう。

マニュアルを作れば安心♪

接客の仕事にはすべてマニュアルが存在しており、マニュアル通りに仕事を進めて入れ業務を遂行できます。

基本的には英語の対応も同様です。

英語での電話対応にどうしても不安があるのであれば、マニュアルを作ってしまえばいいのです。

どうしても覚えなくてはいけない英文は今回ご紹介した8つだけです。

あとはそれぞれの英文をどのようなケースで用いるのか、それぞれの英文を使う順番などをフローチャートなどにしてマニュアルにまとめると便利です。

まとめたマニュアルをもとに何度か実際の対応で練習していれば、難なく最後の転送までこなせるようになるでしょう。
ビジネス電話で使用できる英語はこちらの記事も参考になります
⇒電話などで使える決まり文句「今お時間大丈夫ですか?」ビジネス英会話

まとめ

外国人との電話対応は難しいものです。

面と向かった英語でのコミュニケーションが得意でも、表情が伝わらない電話での英語は難しいという人もいます。

中にはビジネスシーンで受け取った外国人からの電話を慌てて切ってしまう人もいるそうです。

しかし、そんな人でも今回ご紹介した英文をリスト化し、マニュアルを作れば心配いりません。

次に英語の電話を受け取ったら、くれぐれも切ってしまわずに、作ったマニュアル、覚えた英文で対応してみましょう。

きっと以前より余裕を持って対応できるはずです。

 

動画でおさらい

ビジネスで英語電話対応するときに必要な8つの質問パターン!を、もう一度、動画でおさらいしてみましょう。

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hiropoooooon

hiropoooooon

栃木生まれ、栃木育ち、埼玉在住。

2人の子供をこよなく愛する。


英語はいまだに得意とは言えないものの、

英語に関係する仕事を始めて10年目の中間管理職。


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