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英語で「問い合わせる」には?メール・ビジネスで使える例文・フレーズ

 2019/07/26 ビジネス英語 トラベル英会話
 
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ビジネスでは業務について問い合わせをするのは日常茶飯事です。
しかし英語での問い合わせとなると難易度は一気に上がります。

メールでも電話でも、どう言えばいいのかわからない、と頭を抱える方は少なくないようです。ビジネスに限らず、プライベートでも海外旅行へ行く際、事前にホテルに問い合わせをする機会もあるかもしれません。

今回は問い合わせに関する英語表現がテーマです。

メールや電話での英語には尻込みしてしまうという日本人は多いですが、実は問い合わせには決まった言い回しがあることがほとんどです。テンプレをマスターして苦手意識を克服してしまいましょう!

「問い合わせ」を表す英単語

そもそも問い合わせは英語では何というのでしょうか。咄嗟に訊かれても思い浮かばない人は多いかもしれませんが、問い合わせという意味を持つ英単語はいくつかあります。主なものをご紹介しましょう。

Inquiry

問い合わせとは、わからないことを聞いて確認したり照会したりすることをいいますが、英語ではこれに当たる単語がinquiryです。

専用の問い合わせフォームなどを意味する言葉で、特定のサービスや商品などにピンポイントに問い合わせをするニュアンスがあります。
問い合わせをするといいたい時にはmake an inquiry aboutとなります。

また、inquiryの動詞形inquireを使うこともできます。

Contact

contactも問い合わせの意味を持つ英単語です。企業などのサイトにcontact usと書かれているのを見たことはありませんか。連絡を取ったり、渡りをつけたりする際に広く用いられる言葉です。

WEBサイトの無料お問合せフォームだけでなく、メールやSNS、電話など、様々な手段での問い合わせに使うことができます。日本語でもコンタクトをとるといった使い方をしますよね。

その他の表現

inquirycontactの他にも問い合わせを表す言い回しはあります。
例えば、電話での問い合わせなら~について電話するといえば十分に意味は通じます。手段がメールでも同様です。

I called to get some information about that ticket.といえば、
そのチケットに関する情報を得るために電話したとなり、
チケットについて問い合わせをしたことを表現できます。

メールで問い合わせるなら、
I emailed to get some information about that ticket.です。

emailは動詞としても使うことができるので覚えておきましょう。

また、何かを質問するといった表現でも意味は伝わります。
ask a question aboutとすれば、~について質問するとなります。

問い合わせ内容について詳しく述べたい時はbecauseを使いましょう。

I asked the question about that ticket because I wanted to get more information.といえば、
もっと情報がほしかったので、そのチケットについて質問したという意味になります。

咄嗟にinquirycontactといった単語が出てこなくても、何かについて尋ねたり、電話したり、メールしたりといった具体的な行動について英語で表現できれば、簡単に問い合わせることができますね。

問い合わせの時などに使う英語表現ならこちらの記事もおすすめ。

ビジネスで使える!メールでの問い合わせ表現

ビジネスシーンではメールで問い合わせをする場面は多いと思いますが、英語メールを送る場合、どのように表現するのが適切なのでしょうか。

英語メールのフォーマットについて見てみましょう。

件名は簡潔に

日本語メールでも同じですが、件名だけで問い合わせメールだと伝えることはとても大切です。

そのためにもできるだけ簡潔にまとまった件名をつけましょう。
主旨が伝わらない件名だと見落とされてしまうリスクもあります。

相手からの返信対応を必要とするメールの場合、スルーされないためにもその旨がきちんと伝わる件名をつけるようにしましょう。

件名の単語は頭文字を大文字にするのが基本です。接続詞や前置詞は小文字にしますが、それでも5文字を超える単語の場合は大文字にする場合があります。ケースバイケースで判断しましょう。

例えば、

Inquiry About Your New Information of Your Service
貴社サービスの新情報に関する問い合わせ
といった具合になります。

前置詞ofは小文字ですが、同じ前置詞でもaboutは5文字なので頭文字が大文字になっています。

宛名の書き方

宛名の書き方はさらに迷うところですが、基本を覚えてしまいましょう。
目的があって問い合わせをする際、担当者の名前がわからないことは珍しくありません。

その場合はDear Sir or Madamとしましょう。
ちなみにこの場合、結びの言葉はYours sincerelyではなく、Yours faithfullyとなるため注意が必要です。

英語の場合、相手の性別によって表記が変わる点は日本語と異なる大きな特徴のひとつです。

もし担当者の性別がわかっているなら、男性の場合はDear Sir、女性の場合はDear Madamと使い分けるようにしましょう。
担当者の役職がわかっている場合、例えばマネージャーならDear Managerと役職にDearをつけます。

問い合わせ先の部署や役職がわかっている場合は、個人宛で送るよりも部署宛に送った方がよいこともあるでしょう。

例えばカスタマーサポート宛に送りたいならDear Customer SupportCustomer Support Representativeといった感じになります。Representativeは、代表者という意味です。

よく使われる宛名にTo Whom It May Concernというのがあります。日本語では関係者各位にあたりますが、あまりに一般的な表現のため、不特定多数に向けたメールと受け取られやすく、特定の担当宛のメールと見なされない場合もあるので注意しましょう。

レスポンスが必要な場合はできるだけ担当者を絞り込んだ方が良いとされています。

書き出しの例文

メール本文も最初に何の問い合わせかを書きましょう。
ビジネスでよく見られるケースに基づいた英語例文をいくつかご紹介します。

I am writing to ask about your project.
御社のプロジェクトについてお尋ねしたくメールいたしました。

askを使った英語例文です。質問のためにメールしているという英語表現での問い合わせになります。

I am writing to inquire about the new system.
新しいシステムに関して問い合わせたくメールいたしました。

動詞のinquireを使った英文です。問い合わせるためのメールである旨を述べています。

I would like some information about new model.
新モデルについていくつか情報をいただきたく思います。

丁寧な表現となるwould like toを使った例文です。
ビジネスメールでは失礼のないよう丁寧な言い回しが求められますが、そんな時に便利に使えるフレーズです。

We are interested in your new service.
我々は御社の新サービスに興味があります。

シンプルな表現ですが、それだけに主旨が伝わりやすく、問い合わせの書き出しとしておすすめです。
問い合わせ内容が個人的なものではなく、会社や部署としてのものであれば主語はweとなります。

本文は丁寧な表現で

問い合わせメールは相手のレスポンスを期待するものですよね。自分の都合に合わせて動いてもらうわけですから、丁寧な表現を心がけるようにしましょう。

丁寧な言い回しとしてはWould like toCould you pleaseなどがあります。

Could you please tell us about it?
といえば、
それについてお知らせいただけますでしょうか。という意味になります。

電話での問い合わせ表現

対面であれば何とかなるものの、電話となると英会話に自信がなくてどうしていいかわからないという声も多く聞かれます。問い合わせ内容については英語で言えても、電話がつながった時、開口一番なんといっていいかわからないという方は多いようです。

ここでは、電話で問い合わせる際の英語表現について説明していきます。

最初に要件を伝える

基本の流れはメールと同じで、最初に問い合わせ内容を伝えましょう。

電話に出た人が必ずしも担当者本人とは限りません。まずは要件を伝えることで、場合によっては担当者と代わってもらうことができます。これは日本語でも同じですね。

最初の挨拶はHello
Good morning、Good afternoon、Good eveningでもOKです。

名乗る場合はthis is ~と名乗りましょう。

もしもし、〇〇ですという日本語の名乗りがHello, this is 〇〇となるわけです。名乗りから要件までの流れを例文で見てみましょう。

《名乗り》
Hello,this is Ichiro Tanaka from A company.
こんにちは、Aカンパニーの田中一郎です。

《要件》
We are interested in your new product.
May I speak to the person who is in charge of it?
新しい貴社製品に興味があるのですが、担当者の方はいらっしゃいますか。

回答へのお礼と例文

問い合わせに回答をもらったら、電話の最後にThank you so much.Thank you for the help.といったお礼の言葉を忘れず伝えましょう。ビジネスでは特にいい印象を与えることはとても大切ですね。

お礼の言葉とともにHave a nice day.(よい一日を。)と一言添えれば気持ちよく会話を終了することができます。

Have a nice dayの他にもある定番フレーズならこちらの記事もおすすめ。

ホテルへの問い合わせは?旅行で役立つトラベル英語と例文

問い合わせが必要なのは仕事関連だけではありません。
プライベートでの海外旅行でも事前にホテルに問い合わせる機会はあります。

そんな時、英語ではどのように言えばよいのでしょうか。
旅行で役立つトラベル英語についてもあわせてご紹介します。

ホテルを予約したい

I’d like to make a reservation for a twin room on July 15.
7月15日にツインを1部屋予約したいのですが。

ホテルの予約はreservationといいます。make a reservation予約するとなります。
ホテルの予約に関してはbookingという言葉を聞いたことがある方もいるでしょう。book予約するという意味があります。

西洋では宿泊人数ではなく、部屋タイプでの予約となるため、例文もa twin roomの予約を希望する内容になっています。3人なら部屋タイプはtripleで、4人ならquadです。

オーシャンビューの部屋を指定したい

We’d like to request an ocean view room.
オーシャンビューの部屋をお願いしたいのですが。

より具体的な希望を伝えたい時にはrequestを使いましょう。日本語でもリクエストとしてお馴染みの言葉ですね。

高層階がいいならan upper floor roomと伝えましょう。
リクエストに追加料金がかかるか知りたい時は、Is there any extra fee for it?と尋ねればOKです。

部屋の設備を知りたい

Is WiFi available in the room?
Wifiは使えますか?

ネット環境について問い合わせたいなら、形容詞availableを使いましょう。
利用できる、得られるといった意味があり、be+availableで、その部屋での使用について問い合わせることができます。

アレルギーを伝える

アレルギーがあるなら事前に宿泊施設に伝えておきましょう。様々な言い回しができるので、自分が言いやすい英文をあらかじめ用意しておくとスムーズに伝えることができます。

ここでは一例を挙げておきます。

I am serious allergic to 〇〇.
I can’t even touch them.
Please don’t serve me any products or dishes including 〇〇.
私は〇〇の深刻なアレルギーを持っています。
それに触れることもできません。
〇〇を含んだ製品や料理は出さないでください。

be allergic toで自分のアレルギーをについて伝えることができます。
serve奉仕する、(飲食物を)出す、給仕するといった意味があります。

忘れ物をメールで問い合わせる

旅先では忘れ物をすることもあります。ホテルにメールで問い合わせる際は名前・宿泊した日にちを必ず伝えましょう。部屋番号がわかればホテル側も探しやすいかもしれません。あわせて記載しておきましょう。

メールの件名は、Lost property(忘れ物)とするとよいでしょう。

《忘れ物をした際のメール例文》
Hello,
I am Ichiro Tanaka who was staying at your hotel from April 20 to 22.
I realized I left my shirt in the closet in my room.
私は4月20日~22日に滞在した田中一郎です。
私は部屋のクローゼットにシャツを忘れてきたことに気づきました。

It is white cotton shirt.
白い綿のシャツです。

Would you please check if the lost-and-found has it?
遺失物係で預かっていないか確認していただけないでしょうか。

If you have it, I would appreciate it if you could send it to the address below using cash on delivery service.
(Address)
Thank you for reading.
I am looking forward to hearing from you.
もし見つかりましたら、着払いで下記の住所まで送っていただけたら有難いです。
(住所)
読んでいただき有難うございます。御連絡お待ちしております。

Regards,
Ichiro Tanaka

忘れ物については特徴をできるだけ詳しく書き、写真等があればメールに添付すると親切です。連絡先として電話番号を記載するのもいいでしょう。

忘れ物が届いたら、お礼メールも忘れずに送りましょうね。

落とし物を見かけた時の英会話ならこちらの記事もおすすめ。

まとめ

問い合わせは個人情報の開示が必要なこともあり、慎重さを求められるため、日本語でも苦手という方は少なくありません。

英語となれば更にハードルはあがりますが、問い合わせの際の表現はだいたい決まっています。
テンプレをマスターし、一度経験してしまえば次からは応用で対処できるようになりますよ。

独特の言い回しもその都度、英和辞書で検索したり英語サイトで翻訳したりすることで語彙を増やすことができます。今回ご紹介した例文一覧も参考にして、是非トライしてみてくださいね。

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