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丸暗記して盗もう!ビジネスメールに頻繁に使える英語の例文

 2016/12/13 ビジネス英語
 
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英語を「趣味」としてではなく、「仕事」として使おうとしたとき、そこにはさまざまな問題や悩みが生じます。

その悩みの一つが、「ビジネスの場で使う英語が分からない」「メールなどで使える英語がわからない」ということでしょう。

これについて回答していきましょう。

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職業で使う英語は別々

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実のところ、「ビジネスで使う英会話を教えること」は非常に難しいと言えます。

なぜなら、人それぞれで職業が違うからです。

貿易会社、IT関係、ファッション業界、旅行会社……世の中にはさまざまな業種があり、その分だけ「必要とされる英単語」「必要とされる言い回し」があります。

どれほど通訳として優れている人であっても、IT系の専門的な用語は通訳することにとまどう……といったこともそれほど珍しいことではありません。

 

メールから表現を得るために

そのため、「どれかの業種」にだけ限ってお話することは、公平性を欠くことだと考えられます。

業種を限ってしまうと、その業種に該当する人にとっては有用なものとなりますが、それ以外の業種の人にとっては「ついていけない話」になってしまうからです。

ただ、インターネットが発達した現在、ほとんどの業種の人が使うツールがあります。

それが、「メール」です。

この文章を読まれている方のなかには、すでに英語のメールを受け取っていたり、英語のメールをだしていたりする人も多いのではないでしょうか。

そこでここからは、「ビジネスに必要不可欠なメールを、英語で表現する方法」について、例題を出しながら見ていきます。

 

英語文例から学ぶ

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一つ例文を出してみます。

“Mr.ohashi,(宛名)

Sorry for late reply.(返信が遅れてしまい、申し訳ありません)

Thank your for your prompt reply regarding of delivering deadline.(配送のデットラインについての迅速なご返信をいただき、ありがとうございます)

Please let us know if the delivary deadline will be changed.(配送のデッドラインが変更になるようでしたら、私たちにお知らせください)

Thanks. (簡単な〆、お礼)
Jeff Jinerson(署名)”
このメールを紐解きながら、ビジネスメールの作り方をお教えします。

 

その他にもある、ビジネスシーンで使える英語はこちら
⇒ビジネスで使える丁寧な英語の電話対応「伝言いたしましょうか?」

盗める表現は盗んで!

Sorry for late reply.”という表現は、日本語のメールでよく使う単語でしょう。

どれくらいの時間をもって「遅れた」とするか、というのは会社や個人によって違いますが、頻出する言い回しです。

Thank your for your~”は、「~に対する迅速な返信をありがとうございます」と訳します。

相手からの返信に対するお礼の言葉として利用できる表現です。

「~」の部分を変えるだけで、多くのシチュエーションで使える文章となるでしょう。

“ Please let us know if~”は、「私たちに教えてください、知らせてください」と訳せます。

特に、「もし何かあったのなら」という意味が強くでる言葉ですから、「自分たちが責任を負う」「情報を共有してほしい」と伝えるときに使います。

これらの表現は、語尾を変えるだけで使えます。

慣用句のようなものと覚えておいてもいいかもしれません。

盗める表現はどんどん盗んで、英語のメールに取り入れていってください。

 

 

自分でリストを作って!

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大切なのは、これらの文章を「読んだだけ」で終わらせないことです。

必ず自分自身でノートなどにまとめ、リスト化してください。

ビジネスのメールで頻出するこれらの文章を、いちいち調べるのは手間だからです。

日本語でやり取りするメールも、「お世話になっております」から始まり、「~の件についてですが」と入り、

相手への疑問(もしくは回答)を述べて、お礼を書いて、署名をする……という方式をとることがほとんどです。

英語のメールで使われている単語や言い回しも、実はそれほど多くはありません。

また、ネイティブの同僚や取引先からもらったメールというのも、非常に有用な「教材」になり得ます。

ネイティブの書く文章というのは、やはり「学んで書く文章」とは少し違います。

日本語から英語をおこすときとは違う表現がありますし、「これにはこういう言い方があるのか」「このようなことを言う場合は、こうやって伝えると自然なのか」ということが盛り込まれています。

ビジネスのメールは、小説とは違います。

文章量もそれほど多くはありませんから、「勉強しよう」「リスト化しよう」という意志をもって取り組むのであれば、1か月もすれば、短いメールを書くことができるようになるでしょう。

また、読み解くときにもそれほど時間がいらなくなるはずです。

ネイティブからもらったメールを教材として、「自分で書くこと」を徹底していけば、英語でメールを書くことは、決して難しくはないのです。

「英語の文例を知りたい」という気持ちは、非常にすばらしいものです。

しかし、だからといって、“Sorry for late reply.”という言い回しだけを単純に「覚える」だけでは、実は実践ではあまり役に立ちません。

なぜなら、“Sorry for late reply.”の後に続く文章をつづることができずに、困ってしまうことがあるからです。

ビジネスのメールを英語でやりとりするためには、何か1つの言い方だけを頭から「暗記する」だけではなく、「有用と思った言い回しでリストを作って、それを活用すること」が重要です。

リスト化した文章を並び替え、組み立てるだけで、きちんとしたビジネスメールが書けるようになるはずです。

ビジネスの場において使われる英語は、業種ごとによって異なります。

そのため、一概に「○○という言い回しを使えばよい」と言い切ることはできません。

ただ、どんな業種にも共通しているものがあります。

それが、「メールでのやりとり」です。

今回は、ビジネスメールでよく使う言い回しやその活用方法を学びましょう。

 

ビジネス電話で使用できる英語はこちらの記事が参考になります
⇒電話などで使える決まり文句「今お時間大丈夫ですか?」ビジネス英会話

まとめ

ビジネスで使う英会話は、業種ごとによって全く異なります。

しかし、「メールでの言い回し」は、どこの業界もそれほど変わりません。

よく使われる言い回しをネイティブのメールから学びましょう。

それをリスト化して、上手に組み合わせることで、「きちんとした英語のビジネスメール」を作ることができます。

この訓練は、実はそれほど難しくはありません。

ビジネスメールで使う文章というのは、日本のそれと同じく、かなりマニュアル化している部分が多いからです。

慣れてくれば、わざわざ調べることなく、自然にメールを打つことができるようになるでしょう。

そうなれば、英文のメールを日本語のメールと同じような速度で処理できるかもしれません。

ビジネス英語については、こちらの記事も参考になります
⇒超重要!ビジネス英語をマスターするには!

 

動画でおさらい

ビジネスメールに頻繁に使える英語は丸暗記して盗もう!を英語で表現するには?を、もう一度、動画でおさらいしてみましょう。

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hiropoooooon

hiropoooooon

栃木生まれ、栃木育ち、埼玉在住。

2人の子供をこよなく愛する。


英語はいまだに得意とは言えないものの、

英語に関係する仕事を始めて10年目の中間管理職。


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