使える英語のビジネスメールの例文集!スキルアップの方法も紹介

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英語を「趣味」としてではなく、「仕事」として使おうとしたとき、そこにはさまざまな問題や悩みが生じます。

その悩みのひとつが、日常会話とは違うビジネス英語の表現や、英文メールの書き方がわからない、ということではないでしょうか。

今回は、仕事で使える英語表現やビジネスメールを習得するための方法を、例文と併せて説明します。

英語のビジネスメールを、自分の知識で迅速に作成できるようになりたい方は必見です。

業種を問わず使われているメール

実際のところ、「ビジネスで使う英会話を教えること」は非常に難しいです。

なぜか?それは、人それぞれ職業、業種が違うからです。

貿易会社、IT関係、ファッション業界、旅行会社…世の中にはさまざまな業種が存在します。

日本語で業種によって専門用語があるように、英語でも業種によって「必要とされる英語表現やフレーズ」が異なってくるのは当然なのです。

ただ、どんな業種でも、ほとんどの業種の方はメールを使っています。インターネットが発達し、業種が多様化した現在、業務上メールは必要不可欠。

すでに仕事で英語を使っている、英語のメールをもらうことがあるという方もおられるでしょう。

英語圏の人が書いた文章やメールは、英語の最高の教科書になり得ます。

実際に自分に届いたメールを利用して、ビジネスメールのフレーズを学ぶ方法を、例文とともに紹介します。

メールから英語をどのように学んでいけばいいのか、表現を得ていけばいいのか、今すぐ始められる方法です。

ビジネスメールから英語表現を学ぶ

以下の例文に目を通してみてください。

(宛名)
ヒロ様
Mr.hiro,

(お詫び)
返信が遅れてしまい、申し訳ありません。
Sorry for late reply.

(お礼)
納期についての迅速なご返信をいただき、ありがとうございます。
Thank you for your prompt reply regarding of delivering deadline.

(依頼)
納期が変更になるようでしたら、私たちにお知らせください。
Please let us know if the delivery deadline will be changed.

(簡単な結び、お礼)
敬具
Thanks.

(署名)
Jeff Jinerson

一般的な、どんな業種でも活用できるフレーズが使われています。

このメールを紐解きながら、ビジネスメールの例文について説明します。

メールの書き出し表現の基本

ビジネスメールで使われる英語の書き出しのフレーズには、言い回しの定型文があります。

先ほどの例文で見ていきましょう。

件名

例文の中にはありませんが、メールを早く読んでもらうためにも重要な部分です。
シンプルかつ、メールの概要がわかる具体的なものがいいでしょう。

~の納期について
(例)the delivery deadline of ~:

宛先

Mr.hiro,
メールの相手が親しい間柄の人であれば、名前で始めるのが一般的です。

目上の人など丁寧な表現をしたい場合は、

(男性に対して)~殿:
Dear Mr. 男性,

(男性に対して)ヒロ殿:
Dear Mr. Hiro,

(女性に対して、既婚未婚問わず)~殿:
Dear Ms. 女性,

となります。

お詫び

返信が遅れてしまい、申し訳ありません。
Sorry for late reply.

日本語のメールでもよく使うフレーズですね。

どれくらいの時間をもって「遅れた」とするか、というのは会社や個人によって違いますが、頻出する言い回しです。

~に対して申し訳なく思う:
Sorry for~

~に別の単語を入れれば、他の状況でもこのフレーズを使えますね。

お礼

~に対する迅速な返信をありがとうございます。:
Thank you for your~

相手からの返信に対するお礼の言葉として利用できる表現です。

~部分には、何について感謝しているのかを表す言葉を入れます。
さまざまな状況で使えるフレーズです。

依頼

もし~だったなら、私たちに教えてください、知らせてください:
Please let us know if~

特に、「もし何かあったのなら」という意味が強くでる言葉です。

「自分たちが責任を負う」「情報を共有してほしい」と伝えるときに使います。
このフレーズも、語尾を変えるだけで多様な使い回しが可能です。

結び、お礼

敬具:
Best regards,

よろしくお願いいたします。:
Thanks,

ビジネスではこの2つのフレーズがよく使われます。感謝を込めた結びの言葉です。

署名

個人名だけでなく、会社名なども記載する場合は、

名前
部署名
会社名
会社所在地
Eメールアドレス
電話番号・FAX番号
WebサイトURL

の順に記載するといいでしょう。

電話、FAX、メールの順は前後しても問題ありません。

紹介した書き出しの表現は、慣用句のようなものと覚えておくといいでしょう。

盗める表現はどんどん盗んで、英語のビジネスメール作成時に取り入れていってください。

最高の教科書を最大限に活用する方法

英語を主言語とする同僚や取引先からもらったメールは、最高の教科書です。

そんな最高の教科書をうまく活用しましょう!

大切なのは、メールでよく使われる英語のフレーズを「読んだだけ」で終わらせないことです。

具体的には

① 自分がメールを書くことを想定し、例文の中の表現を自分ならどう使うかなど、考えながら、読んでみる
② 自分が使えそうなフレーズのリストを作ってみる
③ 表現を盗む、実際に使ってみる

一度読んだフレーズを、次に活用するという意識を持って、メールを読むようにしましょう。

そして必ず自分自身でノートなどにまとめ、覚えておきたい英語表現をリスト化してください。

使えそうな英語表現に出会ったら常に書きとめて覚えることを心がけ、次にメールを書くときに、書きとめた英語表現を使うようにするのです。

ビジネスのメールで頻出する表現を、メールを書くたびにいちいち調べるのは手間だし、時間もかかってしまいますよね。

英語表現のリスト化を1ヶ月ぐらい続けると、自分の持つ知識だけで短いメールは書けるようになります。

また、英語のビジネスメールの読み取りも、短時間で理解できるようになり、効率アップにもつながるでしょう。

仕事の時間を有効に使うためにも、自分がフレーズを活用することを意識して読むこと、英語表現のリスト化、ぜひ実践してください。

そして、実際のメールでも覚えたフレーズを積極的に使うようにしましょう。

英語のビジネスメールの型をどのように活用するのか

英語のメールで使われている単語や言い回しは、実はそれほど多くはありません。

しかし、だからといって、Sorry for late reply.という言い回しだけを単純に「覚える」だけでは、実践ではあまり役に立ちません。

なぜなら、Sorry for ~の後に続く文章をつづることができずに、困ってしまうことがあるからです。

~に対して申し訳なく思う:
Sorry for~

支払が遅れて申し訳ありません。
Sorry for the delay of payment.

という使い方もできます。

次に何と言うか?という展開の仕方を考えてみる。

同じようにさまざまなフレーズに対して、使い方と次の展開を考えてみましょう。

覚えたフレーズがどういう時に使い回せるのか、具体的な状況が明確になっていくと、覚えやすく、活用しやすくなります。

ビジネスのメールを英語でやりとりするためには、何かひとつの言い方だけを「暗記する」のではなく、「有用と思った言い回しでリストを作って、それを活用すること」が重要なのです。

それを継続していると、リスト化した文章を並び替え、組み立てるだけで、流れのあるビジネスメールが書けるようになります。

英語圏の人から実際にもらったメールを教材として、「自分で書くこと」を徹底していけば、英語でメールを書くことは、決して難しいことではありません。

まとめ

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ビジネスで使う英会話は、業種ごとによって全く異なります。

しかし、ビジネスメールでの英語表現は、どこの業界もそれほど変わりません。よく使われるフレーズを実際のビジネスメールから学びましょう。

自分が使う状況を考えてリスト化し、上手に組み合わせることで、きちんとした英語のビジネスメールを書くことができます。

リスト化した英語表現を実践していくことは、実はそれほど難しくはありません。

どれだけ日常で活用することを意識して、習慣にしていくか、だと思います。

英語のビジネスメールで使う文章は、日本語のビジネスメールと同じく、かなりマニュアル化している部分が多いです。

慣れてくれば、わざわざ調べることなく、自然にメールを書くことができるようになります。

英文のメールを日本語のメールと同じような速度で処理できるようになれば、より効率的に仕事ができるようになるでしょう。

動画でおさらい

丸暗記して盗もう!ビジネスメールに頻繁に使える英語の例文を、もう一度、動画でおさらいしてみましょう。

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