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英語で電話対応4つのステップ!この流れを覚えれば怖くない

 2016/12/13 ビジネス英語
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みなさんは、
英語で電話対応をしたことが
ありますか?

受話器の向こうから
いきなり英語が聞こえてくると、

パニックになって思うように
英語で対応できないという方が
多いようです。

しかし、
英語でスマートに電話対応が
できたらとても素敵ですよね。

そこで今回は、
覚えておきたい英語での
電話対応4ステップをご紹介します。

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ほぼほぼ決まっている

英語で電話対応、と聞くと、
とても難しくて自分には無理……と
尻込みしてしまう方が多いようです。

しかし、考えてみてください。

日本語で電話対応するとき、
ほぼほぼ決まったやりとりをしていませんか?

英語の場合もそれと同じで、
電話の流れというのは
たいてい決まっています。

「電話に出て名乗る」→「用件を聞く」→「担当者に代わる」
という一連の流れは

日本語の場合と全く同じなので、
その流れ通りに進めていけばいいのです。

 

パニックにならない為に

とは言え、
突然外国人のクライアントから
英語で電話がかかってくると、

きっとパニックになってしまう方が
多いでしょう。

一度パニックになってしまうと
聞き取れるはずの英語も
聞き取れなくなってしまいます。

そうならないために、
あらかじめ電話でのやりとりを想定し、
使い回せる英語フレーズを
覚えておきましょう。

フレーズさえ身につけていれば、
英語での電話対応は
実はそんなに怖がる必要はないのです。

 

何度も繰り返せば大丈夫!

それでは実際に、
電話対応における
4つのステップを見ていきましょう。

まず1stステップは
電話に出て名乗ること。

たいていは、
まず会社名を述べ、

その次に
This is Kenta speaking.(こちらケンタです)”
というように

自分の名前を伝えます。

続いて2ndステップは

How may I help you?(どのようなご用件ですか?)”
と相手の要件を
聞いてあげること。

すると、
~さんと話したいとか、
どこどこの部署の人と話したいという
返事が返ってきます。

それに対しての応答が
3rdステップの

Hold on please, I will transfer to~
(少しお待ちください、~に代わります)”

で、

~の部分に名前や部署名を入れて
担当者に交代します。

ただし、
担当者が席を外している場合は、

しっかりとその旨を
相手に伝えなければなりません。

Yamada is not at his desk right now.
(山田はただいま席を外しております)”
というように、

担当者が今席を外している旨を
伝えましょう。

そしてこの時、
英会話の本などでは

Would you like to leave a message?
(伝言を預かりましょうか?) ”

と聞く、

と出てきますが、

こう聞いてしまうと
確実に相手は
メッセージを残そうとするため、

その聞き取りが難しくて
パニックになってしまう
可能性があります。

それを避けるためのフレーズが
4thステップの

Should I have him/her call you back?
(電話を掛け直させましょうか?)”
です。

この4つのステップを覚えておけば、
スムーズに対応することができるでしょう。

 

その他にもある、
ビジネス役立つ電話対応についてはこちら
⇒ビジネスで使える丁寧な英語の電話対応「伝言いたしましょうか?」

まとめ

いかがでしたか?

電話は相手の顔や
ジェスチャーが見えず
耳だけが頼りなので、

例えば英語で仕事の詳細を
話すことはとても難しいです。

しかし、
電話に出て担当者に繋ぐという
応対程度であれば、

流れさえ覚えておけば
比較的簡単にできます。

大切なのは、
電話対応の流れを自分で決めてしまって、
その通りにやり取りをすることです。

ここでご紹介した電話応対の4ステップ、
ぜひ実践してみてください。

すると電話対応をスムーズに
こなすことができ、
自信に繋がるでしょう。

電話対応の英語表現は
こちらの記事も参考になります
⇒ビジネスで英語電話対応する時に必要な8つの質問パターン!

 

動画でおさらい

「英語で電話対応4つのステップ!
この流れを覚えれば怖くない」を、

もう一度、
動画でおさらいしてみましょう。

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hiropoooooon

hiropoooooon

栃木生まれ、栃木育ち、埼玉在住。
2人の子供をこよなく愛する。

英語はいまだに得意とは言えないものの、
英語に関係する仕事を始めて10年目の中間管理職。

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