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英語で電話対応4つのステップ!この流れを覚えれば怖くない

 2018/06/24 ビジネス英語
 
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みなさんは、英語で電話対応をしたことがありますか?

受話器の向こうからいきなり英語が聞こえてくると、パニックになって思うように英語で対応できないという方が多くいらっしゃるのではないでしょうか。

だからこそ、英語でスマートに電話対応ができたらとても素敵ですよね!

そこで今回は、覚えておきたい英語での電話対応4ステップを紹介します。

英語での電話対応も実は日本語と一緒!

英語で電話対応、と聞くと、とても難しくて自分には無理…と尻込みしてしまう方が多いようですが、考えてみてください!日本語で電話対応するとき、ほぼ決まったやりとりをしていませんか?

英語の場合もそれと同じで、電話の流れというのはたいてい決まっています。

電話に出て名乗る
→用件を聞く
→担当者に代わる
という一連の流れは日本語の場合と全く同じなので、その流れ通りに進めていけばいいのです。

パニックにならないために

とはいえ、突然外国人のクライアントから英語で電話がかかってくると、パニックになってしまう方が多く、一度パニックになってしまうとせっかく聞き取れるはずの英語も聞き取れなくなってしまいます。

そうならないために、あらかじめ電話でのやりとりを想定し、使い回せる英語フレーズを覚えておきましょう。

フレーズさえ身につけていれば、英語での電話対応は、実はそんなに怖がる必要はないのです。

英語で電話対応4つのステップ!

それでは実際に、電話対応における4つのステップを見ていきましょう。

1stステップ

まず1stステップは、電話に出て名乗ること。

日本語でも、はい、〇〇(名前)です。と最初に名前を名乗りますよね。英語でもそれと同じです。

ただ、ビジネスでのやりとりになりますので、まずは会社名を名乗り、その次に

This is Kenta Suzuki speaking.
こちら鈴木健太です。/鈴木健太が承ります。

と自分の名前を伝えます。

2ndステップ

続いて2ndステップは、

How may I help you ?
どのようなご用件ですか?

と相手の要件を聞くことです。日本語でもよく使う表現ですね。

すると大抵、~さんと話したいとか、どこどこの部署の人と話したいという返事が返ってきます。

3rdステップ

それに対しての応答が、3rdステップの

Hold on please, I will transfer to~.
少しお待ちください、~に代わります。

になります。

~の部分には、名前や部署名を入れて担当者に交代します。ただし、担当者が席を外している場合は、しっかりとその旨を相手に伝えなければなりません。

Yamada is not at his desk right now.
山田はただいま席を外しております。

というように、担当者が今席を外している旨を伝えましょう。そしてこの時、

Would you like to leave a message ?
伝言を預かりましょうか?

と聞く対応はよくあることですが、こう聞いてしまうと確実に相手はメッセージを残そうとするため、その聞き取りが難しくてパニックになる可能性があります。

4thステップ

電話対応に不慣れな場合は、難しいことは慣れてからにして、まずは、4thステップの

Should I have him/her call you back?
電話を掛け直させましょうか?

と聞いてみてください。

そうすれば、相手は、いや大丈夫です。こちらからかけ直しますとか、それならお願いします。といった簡単な表現で返してくれるでしょう。

お願いしますと言われたら、日本での対応と同じように、連絡先を忘れずに伺いましょう。

以上の4つのステップを覚えておけば、電話対応が不慣れな場合も、スムーズに対応することができるでしょう。

また、慣れてきて、相手の英語を聞き取る余裕ができたら、先ほどの伝言を預かりましょうか?の表現もチャレンジしてみてくださいね!

英語での電話対応~補足~

他にも、電話対応で役立つ表現をまとめたページがありますので、こちらも参考にしてみてくださいね!

【保存版】ビジネス英語でその「役職名」は?名刺作成のときに役立つ厳選表記37選

意外と悩む「担当者」の英語表現。シーン別で使い分けよう!

英語で「詳しい者がおりませんので後ほどご連絡致します」ビジネスで使える英会話表現

まとめ

いかがでしたか?電話は相手の顔やジェスチャーが見えず、耳だけが頼りなので、英語で仕事の詳細を話すことはとても難しいことです。

しかし、電話に出て担当者に繋ぐという応対程度であれば、流れさえ覚えておけば比較的簡単にできます。

大切なのは、ここでお伝えしたような電話対応の流れを前もって頭にいれておき、その通りにやり取りをすることです。

ここで紹介した電話応対の4ステップ、ぜひ実践してみてくださいね!

スムーズに電話対応ができると、自信に繋がり、楽しくなってきますので、がんばってください!

動画でおさらい

英語で電話対応4つのステップ!この流れを覚えれば怖くないを、もう一度、動画でおさらいしてみましょう。

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ライター紹介 ライター一覧

hiropoooooon

hiropoooooon

栃木生まれ、栃木育ち、埼玉在住。
2人の子供をこよなく愛する。

英語はいまだに得意とは言えないものの、
英語に関係する仕事を始めて10年目の中間管理職。